ZigaForm version 5.5.1
Trustpilot

Online vergaderingen opnemen en transcriberen

Online vergaderingen opnemen en transcriberen

Waarom online vergaderingen opnemen zo belangrijk werd?

Door corona maken we een boost van het digitale tijdperk door. Face-to-face interviews konden niet meer doorgaan, laat staan focusgroepen. De nood naar mogelijkheden om digitaal te vergaderen, was hoog. Bedrijven hebben grote investeringen doorgevoerd om hun softwaresystemen te verbeteren. De concurrentie was hoog maar de virtuele wereld bloeide open! Of het nu ging over bedrijfsmeetings, online lessenreeksen, seminaries.

Het belang van vergaderingen op te nemen, werd eveneens groter aangezien nu alle meetings online werden gerund. Door de meetings op te nemen, was het mogelijk om de gesprekken achteraf te bekijken of te beluisteren en er een kwalitatief transcript van te maken. Op die manier kan de verslaggeving beter opgevolgd worden. Men had namelijk alle informatie in de hand.

7 software programma’s om vergaderingen op te nemen

Een aantal software programma’s zijn reeds bij de meeste lezers bekend. De gekende platforms om vergaderingen op te nemen zijn:

Skype versus Teams versus Zoom

Minder bekende platforms zijn:

Hoewel ze door de toegenomen digitalisering meer en meer aan bod komen.

Servicecriteria

Bij het kiezen van een oplossing voor het houden en opnemen van vergaderingen, houdt de gebruiker rekening met de functionaliteit van het platform en met:

  • opname mogelijkheid
  • maandelijks abonnementstarief
  • aantal sprekers
  • cloud opslag
  • gebeurtenis melding
  • schoolbord
  • interface taal wisselen
  • App Store en Google Play-app
  • scherm delen
  • mogelijkheid om media-inhoud te demonstreren
  • chatten
  • proefperiode: om de verschillende softwaresystemen te kunnen vergelijken
  • interfaceweergaven aanpassen
  • internetkwaliteitscontrole
  • status van de camera en microfoon

We vergelijken in het kort 3 softwaresystemen om vergaderingen te kunnen opnemen en te transcriberen:

Skype for business

Skype voor Bedrijven integreert met Microsoft Outlook- en Office 365-producten. Ondertitels kunnen worden bekeken in uitzendingen van Skype-vergaderingen, maar ze moeten vooraf worden ingeschakeld door de organisator van de vergadering. Te gebruiken op een computer, mobiel of tablet, met een wifi-verbinding of mobiel data-abonnement.

Skype for Business is gratis voor de gebruiker (organisaties moeten zich aanmelden en betalen per gebruiker).

Voordelen:

  • Ondersteunt tot 250 gespreksdeelnemers
  • Ondertiteling kan worden ingeschakeld in een uitzending van een Skype-vergadering
  • Chat-berichtenfunctie
  • Gebruikers kunnen hun achtergrond vervagen voor privacy en liplezen (afleiding verminderen)

Nadelen:

  • Gebruikersinterface is moeilijk te gebruiken
  • Gebruikers moeten een Skype voor Bedrijven- of Lync-account hebben via hun organisatie
  • Niet compatibel met de consumentenversie van Skype
  • Berekent inbelkosten bovenop per maand per gebruikersvergoeding
  • Live ondertiteling wordt niet ondersteund in het product
  • Ondertitelingsondersteuning voor realtime transcriptie moet worden geleverd via een service van derden of door zelf te typen.
  • Gebruikers moeten een desktop- of mobiele app downloaden

Microsoft Teams

De software van Microsoft Teams die gelanceerd werd in 2017, is het antwoord van Microsoft op rivaliserend platform Slack. Het aantal dagelijkse gebruikers is tijdens de uitbraak van het Covid gestegen tot 44 miljoen. Teams is beschikbaar voor organisaties die Office 365 gebruiken, hoewel Microsoft van plan is om later dit jaar een consumentenversie van Teams te lanceren. Microsoft Teams zal binnenkort Skype voor Bedrijven vervangen.

Voordelen:

  • Schermlezer toegankelijk
  • Live ondertiteling beschikbaar op desktop-app en mobiel, maar alleen als voorbeeldfunctie. Dit betekent dat nog niet alle bedrijven die Teams gebruiken deze functionaliteit zullen hebben.
  • Goede beeld- en geluidskwaliteit
  • Eenvoudige gebruikersinterface (UI)
  • Externe gasten kunnen deelnemen zolang ze een geldig zakelijk of consumenten e-mailadres hebben.
  • Chat-berichtenfunctie welke toegankelijk is via de webbrowser
  • Audio-, video- en schermdeelactiviteiten kunnen worden opgenomen in Teams-vergaderingen. Met automatische transcriptie kunnen gebruikers het gesprek afspelen en zoeken in het transcript.
  • Gebruikers kunnen hun achtergrond vervagen om privacy redenen (afleiding verminderen)
  • Ondersteunt tot 250 gespreksdeelnemers

Nadelen:

  • Live ondertiteling alleen beschikbaar in het Engels
  • Je hebt niet de mogelijkheid om je eigen ondertitelingsprovider aan het gesprek toe te voegen. Als je dat wel doet, worden hun ondertitels niet weergegeven in Hangouts en moet je deze in een ander venster of in een andere app bekijken
  • Browsergebaseerde web-app-versie ondersteunt geen realtime gesprekken of vergaderingen
  • De functie voor het vervagen van de achtergrond is voor sommige gebruikers uitgeschakeld en wordt weergegeven als “uitgeschakeld door beleid”
  • Hoe Microsoft Teams in te stellen
  • Toegankelijkheidsoverzicht van Microsoft Teams
  • Live ondertiteling inschakelen in een Teams-vergadering
  • Een videogesprek starten vanuit een chat in Teams
  • Telefoonnummers voor audioconferenties in Microsoft Teams

Zoom

Gratis, krachtige software voor videoconferenties. Vooral geschikt voor grotere groepsbijeenkomsten. Kan worden gebruikt op een computer, mobiel of tablet, met een Wi-Fi-verbinding of mobiel data-abonnement. Populair bij mensen die tolken en spraak-naar-tekstverslaggevers nodig hebben.

Het basispakket is gratis. Onbeperkte één-op-één videovergaderingen met het gratis basispakket, met een limiet van 40 minuten voor groepsgesprekstijden. Voor langere vergaderingen moet één vergaderingslid zijn aangemeld voor het Pro-abonnement.

Voordelen:

  • Alleen toetsenboordnavigatie ingeschakeld
  • Goede geluidskwaliteit met goede beeldkwaliteit
  • Toegankelijk met een schermlezer
  • Iedereen kan worden uitgenodigd om deel te nemen aan een Zoom-gesprek
  • Vereist geen download van een mobiele of desktop-app voor deelnemers. Men kan gebruik maken van de webbrowser.
  • Mogelijkheid om in te bellen naar een Zoom-vergadering en deel te nemen met video
  • Gebruikers kunnen hun achtergrond wijzigen
  • Ondersteunt tot 100 gespreksdeelnemers
  • Chat-berichtenfunctie
  • U kunt een spreker op uw scherm vastzetten, zodat u altijd een tolk in het oog kunt houden

Nadelen:

  • Gebruikersinterface soms moeilijk te gebruiken
  • Ondertiteling moet zijn ingeschakeld in de instellingen voor vergaderingen voordat de vergadering begint
  • Bezorgdheid over gegevensprivacy en -beveiliging, wat betekent dat sommige bedrijven, b.v. Overheidsdiensten niet toestaan dat de Zoom-app wordt gedownload naar werkapparaten
  • 40 minuten limiet voor het hosten van groepsvideovergaderingen (van 3 tot 100 personen) met het basispakket
  • Alleen de host kan iedereen dempen
  • Vanwege de toegenomen vraag van Covid-19 kunnen de mogelijkheden voor inbellen via audioconferenties tijdelijk worden verwijderd uit gratis basisaccounts.
  • Geen live ondertiteling beschikbaar. Ondertitelingsondersteuning voor realtime transcriptie moet worden geleverd via een service van derden of door zelf te typen. Het proces is complex en vereist dat de gebruiker het API-token van Zoom kopieert en vervolgens een andere service zoekt.

Wanneer we spreken over grote videoconferenties, dan kunnen we het best overschakelen op andere softwaresystemen die beter geschikt zijn voor zulke events. De bovenstaande apps zijn gelimiteerd door het aantal gelijktijdige gebruikers die de interface aankan.

Video-opnames laten uitwerken

Zoals we reeds in eerdere artikels vernoemd hebben, bestaan er apps om de opnames automatisch te laten uittypen. Wil je toch gebruik maken van onze diensten om ze manueel te laten uitwerken, kijk dan even op onze website voor een prijsofferte:

Posted on september 29, 2021 in Opname apparatuur, Transcriptie software

Share the Story

About the Author

Back to Top