Woordelijk en letterlijk transcriberen: wat onderscheidt deze verslagvormen?

Verschil tussen woordelijk en letterlijk (verbatim) transcript

Wie regelmatig de notulen of de verslaggeving van een vergadering verzorgt, krijgt met bijna 100% zekerheid te maken met zowel woordelijk transcriberen of letterlijk transcriberen. Hetzelfde geldt voor het transcriberen van het geluid van audio- en videobestanden. Wat noteer je precies terwijl je een transcriptie uitvoert van dergelijke bestanden? Hoe noem je zulk verslag of transcriptie? In de inleiding van dit artikel willen we eerst de juiste betekenis van deze vaktermen vastleggen, zodat de lezers en lezeressen van deze tekst meteen weten waar we het over hebben wanneer we de termen woordelijk en letterlijk later gebruiken in deze uiteenzetting.

Wat is letterlijke transcriptie van een audio- of videobestand?

Letterlijke transcriptie of verbatim transcriberen

Het woord letterlijk (ook wel verbatim uitwerking genoemd) maakt al meteen in grote mate duidelijk wat er bedoeld wordt met een letterlijke transcriptie. Je notuleert hierbij letterlijk wat je hoort tijdens een vergadering of tijdens het beluisteren van een audio- of videobestand. Alles, maar dan ook alles wordt hier genoteerd. Tijdens een transcriptie of een letterlijk verslag, noteer je niet alleen wat er inhoudelijk gezegd wordt. Je noteert letterlijk alles. Dit gaat heel ver. Ieder kuchje, iedere pauze, zucht, lach, aarzeling of verspreking wordt mee genoteerd (tenzij anders besproken). Bij het letterlijke transcriptie gebruik je ook zogenaamde timestamps. Deze geven tot op de seconde weer wanneer iemand begint te praten. Deze timestamps worden aan het begin van een getranscribeerde zin gezet en telkens een andere deelnemer aan het gesprek begint te praten. Zo weet je precies wie wat heeft gezegd, op welke manier en wanneer. Letterlijke verslagen of transcripties zijn bijgevolg zeer gedetailleerd en uiterst volledig. Geef duidelijk door wanneer u timestamps wilt voor een letterlijke uitwerking. Dit neemt meer tijd in beslag en bepaalt mede de prijsofferte.

Ja euh… ik dacht van wel maar euh nu dat je het zegt. Euh nu ben ik er niet zeker meer van (lacht).

Wat is een timestamp en hoe ziet die eruit?

Een timestamp of tijdsnotering is een manier om de tijd aan te geven in een transcriptie van een gesprek of in de notulen van de vergadering. Het begin van het gesprek wordt aangegeven als 0:00. Timestamps worden gezet aan het begin van elke nieuwe zin die wordt uitgesproken of wanneer een tweede gesprekspartner begint met spreken.

Wat is een timestamp of tijdsnotering in een transcript?

Soms wordt een timestamp gebruikt wanneer een nieuw onderwerp wordt aangesneden. Meerdere werkwijzen zijn mogelijk. Welke je gebruikt, hangt af van de situatie en van het onderwerp. Is het belangrijk dat je weet wanneer een nieuwe gesprekspartner begint met spreken? Dan zet je de timestamp voor de naam van de nieuwe gesprekspartner. Wil je eerder op het onderwerp of de fase van het gesprek focussen, dan zet je een timestamp voor elk nieuw onderwerp of fase in het gesprek.

Een letterlijk verslag van een gesprek met meerdere deelnemers

Indien er meerdere sprekers zijn, wordt behalve de tijd ook de naam van de persoon die aan het woord is vermeld. De naam van de spreker die aan het woord is, wordt direct na de timestamp geplaatst. Zo weet wie de transcriptie leest, meteen wie wanneer aan het woord was en in welke fase van het gesprek dit gebeurde.

Wat is woordelijk transcriberen?

Bij woordelijk transcriberen van een vergadering of audiobestand kies je ervoor om niet letterlijk alles wat je hoort neer te schrijven of te voorzien van een timestamp. In een woordelijk verslag of een woordelijke transcriptie staat de inhoud van wat er gezegd wordt in een vergadering of in een audiobestand centraal. Hier ga je niet werken met timestamps. Je geeft evenmin ieder kuchje, lachje, ieder pauze of iedere hapering weer. In een woordelijke transcriptie zijn versprekingen of andere gebeurlijke incidenten niet belangrijk. Hier gaat het puur om de inhoud. In een woordelijke transcriptie houd je ook niet altijd vast aan de zinsbouw van het gesproken woord. Deze kan, net omdat het over een geluidsbestand van het spontane gesproken woord gaat, afwijken van wat er werkelijk wordt gezegd. Zo komt het meer dan eens voor dat iemand terwijl hij of zij aan het spreken is, geen onberispelijke zinsbouw hanteert. Sprekers beginnen namelijk wel eens zinnen die ze niet afmaken of maken in hun spontaniteit ongewilde fouten tegen de grammatica van de Nederlandse taal. Bij een woordelijke transcriptie zal wie de transcriptie neerschrijft, ervoor zorgen dat alle uitgeschreven zinnen voldoen aan de grammaticaregels van de Nederlandse taal. Ook zorgt de maker van de transcriptie of van de notulen ervoor dat redundante informatie of dubbele uitspraken niet in het verslag of transcriptie voorkomen. Bij het woordelijk verslag wordt doelbewust de focus gelegd op het inhoudelijke aspect van wat er wordt gezegd. De neerslag van een gesprek, vergadering of spraakbestand wordt in dit geval omgezet in goedlopende zinnen die in geen geval de inhoud van wat er gezegd geweld mogen aandoen.

Ja, ik dacht van wel maar nu dat je het zegt. Nu ben ik er niet zeker meer van.

Wat zijn de voordelen?

Wat zijn de voordelen van een letterlijke transcriptie?

Bij een letterlijk verslag worden echt alle aspecten van het gesprek meegenomen in de transcriptie. Het is bijgevolg een heel nauwgezette transcriptie. Behalve wat er gezegd wordt, krijg je ook de manier mee waarop uitspraken werden gedaan en dingen werden aangebracht. Zulke aan de perfectie grenzende transcriptie leest haast of je bij het gesprek zelf aanwezig was. Het weergeven van pauzes, gelaatsuitdrukkingen, non-verbale communicatie, euh’s, afgebroken zinnen e.d. heeft wel degelijk een nut. Zo kun je hieruit afleiden wat de algemene sfeer was tijdens het gesprek. Je kunt letterlijk lezen of iemand al dan niet een vlotte prater is. Verder kun je uit een letterlijke transcriptie ook deduceren of iemand bedachtzaam spreekt of net niet. Je krijgt meteen de indruk of je met een flapuit te maken hebt of met iemand die eerst nadenkt voor hij of zij aan het woord komt.

Wat zijn de voordelen van een woordelijke transcriptie

Een woordelijk verslag leest vlotter dan een letterlijk verslag. Zeker het inhoudelijke aspect van het spraakfragment komt hierin beter naar voor. Voor wie het belangrijk is om de focus op de inhoud van een gesprek te leggen, is een woordelijk verslag van onschatbare waarde. Een woordelijke transcriptie is immers ontdaan van alle elementen die de aandacht van de lezer kunnen afleiden. Zulk woordelijk verslag kan bijvoorbeeld zeer geschikt zijn om er een artikel uit te distilleren. Op dit aspect gaan we hierna nog verder in.

Wanneer kiezen voor letterlijk transcriberen en wanneer voor een woordelijk transcriberen?

Hierboven werd al duidelijk wat de verschillen zijn tussen beide vormen van notulen maken en transcriptie. Elk hebben hun voordelen en hun nadelen. Wanneer gebruik je echter een letterlijk verslag en wanneer geef je de voorkeur aan een woordelijk verslag? Dit is afhankelijk van verschillende factoren. We zetten deze even op een rij en maken deze materie zo wat aanschouwelijker.

Wanneer gebruik je letterlijke transcriptie?

Wat is het voor- en nadeel van woordelijk en letterlijk transcriberen

We gaven het eerder al toe. Een letterlijk verslag leest niet zo lekker. Het is geen grammaticaal juiste, doorlopende tekst. Soms kunnen al die vermeldingen van pauzes, gelaatsuitdrukkingen, bijgeluiden en euh’s tot verwarring leiden. Wanneer het gaat over louter de inhoud, dan heb je geen letterlijk verslag nodig. Een letterlijke transcriptie heeft echter wel nut voor een heleboel andere toepassingen. Zo kan het in vele gevallen nuttig zijn om tussen de inhoud door te luisteren naar de manier waarop iets gezegd wordt. We hadden het hierboven al over de sfeer waarin een gesprek verloopt of de manier waarop een uiteenzetting wordt gegeven. In bepaalde gevallen is het zeer belangrijk om hier zicht op te hebben. Indien we bepaalde personen helemaal willen doorgronden, dan is het niet alleen nodig om de inhoud van een gesprek op papier te zetten, maar ook de pauzes, gelaatsuitdrukkingen, bijgeluiden en euh’s te transcriberen of weer te geven. Zo krijgen we een betere indruk van iemands persoonlijkheid of iemands bedoelingen. Zulke transcriptie kan nut hebben in de hulpverlening, maar is ook in het zakelijke leven niet helemaal ongebruikelijk. Uiteraard wil je als bedrijf weten wat er speelt bij je medewerkers. Een letterlijke transcriptie van een vergadering kan heel wat inzicht verschaffen in de groepsdynamiek van een afdeling. Een letterlijke transcriptie van een sollicitatiegesprek kan nut hebben om inzicht te krijgen in de persoonlijkheid van een potentiële nieuwe medewerker. In zulke situaties is een letterlijk verslag zeker aangewezen!

Wanneer gebruik je een woordelijke transcriptie

Bij een woordelijk verslag leg je de focus helemaal op de inhoud van wat er gezegd wordt. Daar is helemaal niets mis mee wanneer enkel de inhoud belangrijk is. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je een interview van een bepaalde expert hebt afgenomen omwille van de kennis of expertise van deze specialist. In zulke situatie is het de bedoeling dat je je focust op de inhoud van het gesprek. Mogelijk wordt dit gesprek later verwerkt tot een informatief artikel voor een doelpubliek dat behoort tot een welbepaalde niche. In dit geval is een goed leesbare tekst van het allergrootste belang. Een woordelijke transcriptie is hier dan echt op zijn plaats. Hetzelfde geldt voor de transcriptie van een interview van een bekende persoon door een journalist. Deze transcriptie wordt gebruikt als basis voor een artikel in een populair tijdschrift. Hierbij is het kennisaspect niet zo belangrijk. De inhoud moet echter wel aantrekkelijk zijn voor het lezerspubliek van een tijdschrift met een hoge oplage. In dit geval is het belangrijk dat de elementen die de lezers boeiend vinden, naar voren komen en andere dan weer worden weggelaten. Ook in zulke situatie geven we de voorkeur aan een woordelijk verslag. Dit geldt zeker voor wat langere interviews. Een geluidsbestand van 5 à 10 minuten kan al een behoorlijk lange transcriptie opleveren! Bij een interview van een uur of langer, is het dus zeker niet aangewezen om alles letterlijk te transcriberen. Je doelpubliek zit er niet op te wachten en het laatste wat je wilt, is lezers afschrikken!

Onze conclusie:

Zowel woordelijke als letterlijke transcripties hebben hun nut allang bewezen. Voor welke vorm je kiest, is afhankelijk van uiteenlopende factoren. Daarom is het aangewezen om wat tijd uit te trekken om op voorhand te bekijken welke vorm van transcriptie of verslag je gebruikt.

Offerte aanvragen?

  Loop geen kortingen mis. Neem contact met ons op en vraag naar onze beste prijs voor jouw opdracht.

Stuur ons een mailtje